Fatture e termini e condizioni

Fatture EasyWebshop si concentra sul software per webshop, ma offre anche un'ampia applicazione di fatturazione per i suoi clienti Business.

Prima di offrire questa funzione, abbiamo notato che i nostri clienti dovevano creare le fatture manualmente in un'applicazione per ufficio o utilizzare un software di fatturazione esterno. Questo richiedeva tempo, era macchinoso e a volte costoso.

Pertanto, abbiamo creato la nostra applicazione di fatturazione generica. Genera fatture e le invia via e-mail automaticamente in base ai dati degli ordini in arrivo. Una volta che tutti i parametri sono configurati come desiderato, può e risparmiare molto tempo.

Fatturazione

Caratteristiche della fatturazione

I dati della fattura vengono compilati automaticamente e ogni campo può essere modificato
Personalizzazione del modello di fattura, come l'aggiunta di foto dei prodotti e testi personalizzati
La possibilità di personalizzare il calcolo della fattura
Download di PDF
Integrazione standard UBL (Universal Business Language) per l'esportazione in applicazioni contabili
La possibilità di creare fatture proforma, note di credito, bolle di accompagnamento e ricevute
Numerazione automatica delle fatture con funzione di reset
Opzione per inviare le fatture via e-mail al commercialista e alle applicazioni di contabilità
Download automatico e invio delle fatture via e-mail
Supporto multilingue (20 lingue) e UTF-8
formato carta A4 e US Letter
Interfaccia facile e intuitiva

Le impostazioni della fattura si trovano in Impostazioni > Altre opzioni > Fatture e tasse.

Se Fatture e tasse non è visualizzato nel menu, cambi il livello di esperienza utente in Avanzato, in Impostazioni > Altre opzioni > Livello di esperienza utente.

Impostazioni di fatturazione

Esempio di fattura

Questo pulsante genera un esempio di fattura in una nuova finestra del browser. Può modificare le impostazioni qui sotto e cliccare nuovamente su questo pulsante per vedere il risultato. Può anche effettuare un ordine di prova nel suo negozio e scaricare una fattura reale in Gestione > Ordini. Si consiglia di effettuare alcuni ordini di prova; ciò le consente di perfezionare le sue fatture.

Dimensioni della carta

È possibile generare fatture in formato A4 e in formato U.S. Letter.

Lingua

Imposta la lingua della fattura. Di default è la lingua predefinita del webshop, ma può anche essere impostata sulla lingua del cliente o su un'altra lingua.

Prefisso del numero di fattura

Si tratta di un prefisso fisso che verrà visualizzato prima del numero di fattura. Si consiglia di utilizzare solo lettere e non caratteri numerici. L'utilizzo di numeri può creare confusione con i numeri di fattura.

Numero di fattura

Clicchi sul numero di fattura per ottenere una panoramica dei numeri di fattura e degli ordini ad essi collegati. In fondo a questa pagina troverà un pulsante Reset per scollegare le fatture dagli ordini e iniziare con nuovi numeri di fattura. La reimpostazione dei numeri di fattura non può essere annullata dopo che è stato cliccato il pulsante di conferma. Dovrà creare nuove fatture.

Data di scadenza

Questa opzione le consente di impostare il numero di giorni prima che la fattura debba essere pagata.

Colore

Le fatture, le fatture proforma, le note di credito, le bolle di accompagnamento e le ricevute possono avere un modello di colore separato per distinguerle l'una dall'altra.

Tipo di carattere

Sono disponibili 3 font predefiniti: Sans serif, monospace (ogni carattere occupa la stessa quantità di spazio) e serif. L'applicazione si limita a questi font perché sono installati su ogni tipo di computer e quindi non devono essere aggiunti ai dati del PDF. Ciò garantisce che le dimensioni del file delle fatture rimangano ridotte. Inoltre, questi font sono comodi da leggere, per cui le fatture rimangono chiare e senza caratteri confusi.

Logo

Si tratta di un logo (file di immagine) che apparirà in alto a sinistra delle sue fatture.

Formati di file: jpg, .jpeg, .gif, .png
Dimensioni massime dei file: 5MB

Utilizzi le funzioni Resize e Crop per sperimentare diversi loghi e dimensioni fino a ottenere il risultato desiderato. Può anche utilizzare un software di editing di immagini per perfezionare ulteriormente il suo logo. Consigliamo GIMP e Paint.NET. A volte è necessario aggiungere dello spazio bianco ai lati o in alto e in basso se il logo è troppo lungo per essere inserito nella fattura.

Dettagli della fattura

I dati della sua azienda saranno visualizzati nella parte superiore della fattura. Clicchi sul link Aggiorna per modificare i dati della sua azienda.

Ingresso

L'intestazione è un testo opzionale che può essere aggiunto alla fattura. Questo testo viene visualizzato sotto i dettagli dell'indirizzo e sopra i prodotti.

Footer

Il piè di pagina è un testo opzionale che può essere aggiunto alla fattura. Questo testo viene visualizzato sotto i prodotti e sopra il calcolo della fattura.

Piè di pagina 2

Il secondo piè di pagina è un testo opzionale che può essere aggiunto alla fattura. Questo testo viene visualizzato sotto il calcolo della fattura e l'importo totale.

Visualizzare le immagini di anteprima

Per ogni prodotto è possibile visualizzare un'anteprima (piccola immagine) sotto il codice del prodotto. Questo funziona solo se il prodotto può essere trovato nella gestione prodotti. Non funziona per i prodotti cancellati.

Aggiungi una pagina di termini e condizioni

Può aggiungere una pagina con termini e condizioni. Il testo può essere impostato in più lingue in Impostazioni > Altre opzioni > Termini e condizioni. Nella sezione sottostante, l'impostazione dei termini e delle condizioni è spiegata in modo più dettagliato.

Email fattura

Qui può impostare le destinazioni a cui inviare la fattura. Per impostazione predefinita, la fattura sarà inviata al suo cliente e una copia sarà inviata a lei. Le fatture non vengono salvate nel back office, ma può salvarle nella sua casella di posta elettronica. È possibile aggiungere altri indirizzi e-mail. Può trattarsi di una persona che gestisce l'amministrazione, di un commercialista o di un'applicazione di contabilità.

Può aggiungere la fattura in formato PDF come allegato all'e-mail.
Per i contabili e le applicazioni di contabilità, può utilizzare lo standard UBL per l'elaborazione automatica delle sue fatture.

Dopo aver visualizzato una fattura, può inviarla cliccando sull'icona Email invoice in fondo all'esempio di fattura.

Azioni automatizzate

Per risparmiare tempo, la fattura può essere scaricata (in formato PDF o UBL), assegnata ad un numero di fattura ed inviata automaticamente via e-mail all'apertura della fattura. In questa sezione, può scegliere le azioni che desidera vengano eseguite automaticamente.

IVA

Qui può impostare se i prezzi del suo negozio sono offerti con o senza IVA. Imposta una sola volta. Cambiare questa impostazione crea molta confusione ai suoi clienti. Inoltre, le fatture degli ordini precedenti saranno calcolate in modo errato, perché questi ordini sono stati effettuati con un altro metodo di calcolo fiscale.

Importo IVA

Qui può impostare fino a tre aliquote fiscali. Ad esempio per il Belgio: 21%, 12% e 6%, per i Paesi Bassi 21%.

Non addebitare l'IVA fuori dall'Europa (EEA)

Selezioni questa opzione se non desidera che l'IVA venga addebitata per gli ordini con un Paese di fatturazione del cliente al di fuori dell'Europa.

Non addebitare l'IVA per le aziende straniere dell'UE (EEA)

Questo le consente di garantire che l'IVA sia pari allo 0% per gli ordini B2B provenienti da un altro Paese europeo. Ad esempio, se un'azienda svedese vende un prodotto ad un'azienda danese, o viceversa. I suoi clienti devono avere un numero di partita IVA valido perché questo funzioni.

Procedura di checkout B2B / B2C

B2B + B2C: durante, i clienti possono scegliere tra Privato o Business Questa è l'impostazione predefinita.
B2C: i suoi clienti non possono inserire la ragione sociale o il numero di partita IVA. Questo semplifica la procedura di checkout. I prezzi dei prodotti al netto dell'IVA non vengono visualizzati nel suo negozio.
B2B: i suoi clienti possono inserire la ragione sociale e il numero di partita IVA durante il checkout.
Numero di partita IVA richiesto per il B2B: come per il B2B, ma il numero di partita IVA viene verificato nel Sistema di scambio di informazioni sull'IVA dell'Unione Europea. La preghiamo di notare che il VIES dell'Unione Europea subisce interruzioni regolari; non sarà possibile per i suoi clienti effettuare un ordine durante i tempi di inattività del VIES.

Aprire e visualizzare le fatture

PDF Le fatture sono generate nel formato PDF predefinito. Può aprire i file .pdf con un'applicazione di lettura PDF; di seguito abbiamo elencato alcuni lettori PDF open source consigliati:

Modificare i numeri di fattura

I numeri di fattura vengono assegnati automaticamente a ciascuna fattura, dopo il numero di fattura più alto esistente. L'assegnazione del nuovo numero di fattura avviene al momento del download o dell'invio della fattura via e-mail.

Quando scarica una fattura, può modificare il numero di fattura in fondo alla pagina. Il numero di fattura successivo partirà dall'ultimo numero di fattura indicato. Questo le permette di scegliere esattamente il numero da assegnare a ciascuna fattura. È possibile saltare i numeri di fattura degli ordini provenienti dall'esterno del suo negozio o creare numeri di fattura doppi (se lo desidera). Poiché il numero di fattura più alto viene sempre utilizzato per la fattura successiva, è impossibile avere numeri di fattura duplicati generati automaticamente.

Come utente ha sempre la libertà di scegliere i numeri di fattura, ma con la possibile conseguenza di sbagliare. Consigliamo di lasciare che il sistema assegni i numeri di fattura automaticamente. In questo modo, non si verificheranno mai lacune e numeri di fattura doppi.

Nelle impostazioni della fattura, clicchi sul numero di fattura per ottenere una panoramica dei numeri di fattura e degli ordini ad essi collegati. In fondo a questa pagina troverà un pulsante Reset per scollegare le fatture dagli ordini e iniziare con nuovi numeri di fattura. La reimpostazione dei numeri di fattura non può essere annullata dopo che è stato cliccato il pulsante di conferma. Dovrà creare nuove fatture.

Termini e condizioni multilingue

Termini del Webshop I termini e le condizioni possono essere impostati in più lingue in Impostazioni > Altre opzioni > Termini e condizioni.

Se Termini e condizioni non vengono visualizzati nel menu, regoli innanzitutto il livello di esperienza utente su Avanzato, in Impostazioni > Altre opzioni > Livello di esperienza utente.

Termini e condizioni possono essere trovati:

In fondo al suo sito web tramite il link "Termini e condizioni", con possibilità di stampa
Il cliente deve accettare i termini e le condizioni nell'ultima fase del checkout
Nella seconda pagina allegata alle sue fatture

Mantenga un layout semplice dei termini e condizioni. Non c'è motivo di utilizzare molti marcatori di testo, tranne che per i paragrafi. Poiché questo testo viene visualizzato nelle pagine HTML e nei documenti PDF, il layout può essere diverso in entrambe le situazioni.

Dichiarazione sulla privacy

A partire dal 25 maggio 2018, qualsiasi organizzazione che elabora o controlla informazioni di identificazione personale di residenti nell'UE deve implementare rigorose misure organizzative e tecniche per essere conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Può rendere il suo webshop conforme al GDPR in Impostazioni > Altre opzioni > Dichiarazione sulla privacy.

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